为进一步加强学院印章和介绍信管理，规范使用程序，提高工作水平，特制定本管理办法。

一、印信管理范围

办公室管理的印信包括：学院党委印章；学院行政印章和钢印；党委办公室、学院办公室印章；学院行政介绍信。

二、印信管理使用的基本要求

1.印章的颁发、启用必须正式行文。

2.用印要严格把关。需要加盖学院印章的公文、信函，要有院领导签发；使用公章要在办公室内，一般不得将公章携带出单位以外使用，特殊情况，必须经学院主要领导批准，方可外出使用。

3.禁止在空白信纸或其他无内容的纸张上用印。

4.用印应端正清晰。印章一般应盖在公文、公函落款的机关名称和发文时间年、月，做到“齐年盖月”。

三、使用程序及规定

1.以学院党委和行政名义印发的各类公文，应由书记、院长签发，方可用印。

2.以学院名义向上级部门报送的各类报表、材料，须由经办人填写，部门负责人签属意见，分管院领导审批，方可用印。

3.毕业证书用印，需经学生处专人审核、分管院领导签字后，方可登记用印。

4.新生录取通知书用印时，须经分管院领导同意，统一办理；

5.学生要求提供学籍或毕业证明的，应经所在系部和学生处审核签章；学生要求户籍证明或户口转移手续的，应经所在系部审核签章，院保卫部门核准。

6.与合作单位签订的办学协议书、承包合同书、建设维修、采购等方面的合同书，经部门领导、分管院领导签批后方可登记用印（必须留存备案）。重要合同、协议书应由院主要领导同意、法律顾问签署意见。

7.申报科研项目、科研成果、自然基金，专利申请等，须由教科研部门审核，分管院领导审批，方可用印。

8.因公、因私出国的职工须由组织部门审核，院主要领导审批，方可用印。办理涉外事项如需加盖学院印章的，须由院主要领导审批，方可用印。

9.以学院名义办理银行贷款，须由财务部门负责贷款的工作人员办理，财务部门负责人签署意见，院主要领导审批，方可用印。

10.职工个人要求学院出示工资收入、学历、专业技术职务等相关证明或申请参加学历、学位进修的，应由院组织人事部门审核签字；

11.职工个人要求学院出示婚姻状况证明或申领独生子女光荣证的，应由所在系部或部门审核签章，院总务处核准。

12.职工转出工资关系时，应经院组织人事部门和财务部门审核后方可用印。

13.学生证须由院有关部门统一办理，补办证件须提供登报声明作废的报纸原件。

四、钢印的使用

学院钢印仅限于加盖聘书、学生证、毕业证等有关证件使用，应由分管院领导同意，补办证件须提供登报声明作废的报纸原件。

五、证明或介绍信

需持学院证明或介绍信对外办理及联系工作的人员，应出示所在部门出具的证明，经分管院领导同意，由办公室出具学院证明或介绍信。

六、其他

特殊情况用印或开具信函，须由部门负责人签署意见，院领导或办公室主任批准签字，方可办理。